Вопрос
Как организовать кадровый учет в новой организации? Какие документы необходимы для организации кадрового учета?
Окружение
Start бизнеса с Альфой
Ответ
Кадровый учет — важная составляющая делопроизводства любой организации. Основное предназначение кадровых документов заключается в обеспечении прозрачности трудовых отношений. Правильное оформление и ведение кадровой документации дает возможность избежать рисков и дополнительных расходов при разрешении трудовых споров.
Для организации кадрового учета в новой организации нужно:
- Изучить учредительные документы организации.
Устав либо другие документы, где прописаны порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и порядок утверждения штатного расписания.
- Оформить трудовые отношения с руководителем организации.
Решение о назначении на должность директора принимает уполномоченный орган (лицо). Он различен в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, в ООО – это чаще общее собрание участников.
Трудовой договор с директором оформляется письменно в двух экземплярах (для организации и для директора). Как правило, от имени организации его подписывает тот, кого уполномочили это сделать на общем собрании участников: председатель общего собрания (совета директоров, наблюдательного совета), один из членов общества или же собственник имущества.
- Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть в организации, учитывая специфику её деятельности.
Обязательно должны быть:
- Правила внутреннего трудового распорядка – это обязательный для исполнения сторонами трудового договора локальный нормативный правовой акт, определяющий режим рабочего времени, основные права и обязанности работника и нанимателя, а также другие условия в соответствии с законодательством о труде, и разработан он должен быть в каждой организации (статья 1 Трудового кодекса Республики Беларусь).
- Штатное расписание.
- Трудовые договоры (контракты).
- Трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Табель учета рабочего времени.
- Личные дела.
- Приказы: об приеме на работу, об увольнении, о переводах, о взысканиях, о назначении ответственных лиц.
- Основания к изданным приказам: заявления, акты, соглашения и пр.
- Ведомости по начислению зарплаты, пособий, компенсаций, утвержденная форма расчетного листка.
- Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах).
- Графики сменности (если работа носит сменный характер).
Штатное расписание должно отображать:
- организационную структуру нанимателя, т.е. перечень имеющихся в организации структурных подразделений;
- наименования должностей и профессий в соответствии с Общегосударственным классификатором Республики Беларусь, утверждённым Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 24 июля 2017 года №33;
- количество штатных единиц по каждой должности и профессии;
- размеры тарифных ставок (окладов) для соответствующих штатных единиц;
- дату введения в действие штатного расписания.
Штатное расписание обязательно должно быть составлено в организации на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами.
Профессиональную помощь по кадровым вопросам вам окажут специалисты ООО «Ресолва». Контакты: resolva.by Татьяна +375291675710.
Связанные статьи
Как правильно оформить сотрудников на работу?